“Jeetje, wat is die collega lang aan het woord…”

“Hadden we dit niet ook gewoon per mail af kunnen handelen?”

“Hebben we nou al acties bepaald voor de komende week?”

“De zuurstof lijkt wel op in deze ruimte, ik val bijna in slaap.”

Herkenbaar, deze gedachten, of niet? Vergaderingen zijn al jaren een van de grootste ergernissen op de werkvloer. Ze duren te lang, zijn meer een soort gewoonte dan echt nuttig en het ontbreekt vaak een een duidelijke structuur. Dood- en doodzonde, want meetings zijn een uitgelezen kans om nieuwe ideeën op te doen, knopen door te hakken, ervaringen uit te wisselen en simpelweg onderling te bonden. Iedereen is de hele dag druk met zijn eigen werk en tussen alle mails en appjes door, is het ook fijn om elkaar soms even face-to-face te zien.

Maar dan dus niet in zo’n duf makende ruimte, met droge agendapunten en zonder doel.
Hoe dan wel? Wat kan er anders? Hoe brengen we weer een beetje energie in de tent en maken vergaderen great again?

In hoogte verstelbare vergadertafel

Concentratie is key

Een geslaagde vergadering begint bij concentratie. Als de mensen die je bij elkaar roept afgeleid zijn, kun je net zo goed meteen weer uit elkaar gaan. Bij een werkdag van pak ‘m beet 8 uur is het een illusie dat je al die uren 100% scherp en gefocust bent. Je hersenen hebben af en toe even rust nodig. Is het een al een bomvolle dag voor je team, prop er dan dus niet ook nog een meeting van een uur tussen. Onderzoek ook eens hoe het zit met het natuurlijk ritme van je team. Werk je hoofdzakelijk met ‘ochtendmensen’, zorg dat dan je voor de lunch samenkomt.

Ook al houd je rekening met bovenstaande punten: concentreren is voor iedereen - ongeacht functie, bioritme of eigen agenda - extra moeilijk tijdens een vergadering. Omdat niet elk agendapunt voor iedereen relevant is bijvoorbeeld. Is dat het geval, dwaal je onmiddellijk af. Zo zijn we als mensen gewired. Kunnen we niks aan doen. Helaas, want zeg maar dag tegen de betrokkenheid en positieve energie in de ruimte.

Boost die betrokkenheid

Het goede nieuws: je kunt betrokkenheid en energie boosten! Je hebt er meer invloed op dan je nu misschien denkt. We geven je drie tips die je vandaag nog kunt toepassen:

    1. Maak mensen onmisbaar

Zorg ervoor dat de mensen die je bij elkaar roept ook echt iets te zoeken hebben in die meeting. Omdat ze veel kennis hebben over het onderwerp, of omdat ze direct betrokken zijn bij bijvoorbeeld dat project. Is het een vaste, periodieke vergadering? Communiceer dan altijd helder vooraf waar je het over wilt hebben. Geef je team vervolgens het vertrouwen en zelf de vrijheid om te besluiten of ze bij de (gehele) meeting aanhaken. 

    1. Maak continue contact

Als je dan iedereen bij elkaar hebt die ook echt belangrijk is voor het gesprek: zorg er dan ook voor dat ze allemaal aan het woord komen. Dat is nog best een uitdaging, want er zijn altijd collega’s die extraverter zijn en makkelijker het woord nemen. Bedenk daar iets op. Laat bijvoorbeeld iedereen vooraf iets voorbereiden en geef ze dan een paar minuten de tijd. Of als je wilt brainstormen: laat iedereen suggesties op een briefje schrijven, om vervolgens gezamenlijk door alle ideeën heen te lopen.

    1. Kom van die stoel af

Er is niets wat het brein zo stimuleert als bewegen. Kom dus van die stoel af. Dat kan op verschillende manieren. Je kunt bijvoorbeeld extra pauzes inlassen tussendoor. Of je zorgt voor meer beweging door actief te brainstormen rondom white-boards of flipovers.

In het verlengde van dat laatste punt: je kunt ook besluiten om vanaf nu al je meetings staand te doen en daar je vergaderruimtes op aan te passen. Dat kan op allerlei manieren. Denk bijvoorbeeld aan een in hoogte verstelbare vergadertafel.


In hoogte verstelbare vergadertafel

Succes met toepassen en uitproberen! Sluiten wij af met woorden die je misschien nooit voor mogelijk had gehouden: Heel veel vergaderplezier!

Wel oren naar zo’n in hoogte verstelbare vergadertafel? Check ons aanbod  of bel ons op 072 234 0404 voor persoonlijk advies.